پياده سازي، توسعه و نگهداري سيستم هاي اطلاع رساني به عنوان مهمترين فرآيند کاري مديريت        اطلاع رساني در عصر حاضر مطرح است و از اين رو مديران و سازمان ها با چالش هاي جديدي مواجه هستند. اين چالش ها در سه حوزه اطلاعاتي[1]، مديريتي[2] و تکنولوژيکي[3] قابل بررسي، تلفيق و نتيجه گيري هستند.

1)      اطلاعات

اطلاعات به مجموعه داده هاي علمي قابل پردازش و تحليل علمي گفته مي شود. امروزه سيستم هاي اطلاعاتي با توجه به کارايي و عملکردي که دارند به عنوان بخشي جدا نشدني از سازمان معرفي مي شوند. اهميت بهره گيري از اطلاعات، به خصوص در سازمان ها و بنگاه هايي بيشتر جلوه مي کند که ماهيت اقتصادي دارند و فعاليت آنها بر پايه کسب و کار است. شاخص هايي که در بهره گيري درست از اطلاعات براي يک سازمان موثر هستند عبارتند از: کارکنان، سيستم، ساختار، روش هاي عملياتي، راهبردها و فرهنگ.

همانطور که مي دانيد تمام اين  شاخص ها در لايه هاي مختلف سازمان قابل بررسي و مطالعه هستند و هنگامي که وظايف مشخصي براي کارکنان فعال در هر لايه تعريف مي شود سيستم حدود اختيارها و تعامل هر يک از اجزا را با ديگر بخش ها تعيين مي کند. وظايف سازماني همچون توليد، بازاريابي و فروش، امور مالي، آموزش و غيره در سطوح مختلفي تعريف پذيرند اين سطح ها مي توانند از مديران ارشد شروع و به کارمندان معمولي ختم شوند. نکته يي که در اين جا سيستم به ساختار سازماني ديکته مي کند، تعريف جايگاه و انتظارهايي است که از کارکنان در استفاده درست از اطلاعات وجود دارد.

سيستم با کارايي بالاي خود روابط و تعامل هاي اطلاعاتي درون و برون سازمان را استاندارد کرده و شيوه برخورد با مسايل و اتفاق هاي گوناگون در سازمان را پيش بيني کرده و در موقع لزوم راه حل ارايه مي کند. وجود اين راه حل هاي جامع و کامل در يک سازمان که از ويژگي همه جانبه نگري و تعامل با ساختار و توانمندي سازمان برخوردار است نيروهاي مديريتي و عملياتي سازمان را در هنگام پياده سازي و يا انجام  برنامه ها و کارها راهنمايي کرده و از به وجود آمدن نقص هاي احتمالي جلوگيري مي کند.

در پياده سازي يک سيستم در سازمان، تقابل اصلي بين سيستم به عنوان يک چارچوب کاري با فرآيندهاي مشخص از يک سو (که غالباً ذهنيت افراد در شنيدن کلمه سيستم با ايجاد يک ديدگاه منفي همراه است زيرا که آنها منظور از سيستم را يک سري قواعد و قوانين خشک و سخت افزاري مي دانند) و انسان به عنوان موجودي منعطف و خلاق از سوي ديگر است.

بنابر اين يکي از اصول طراحي يک سيستم مناسب در سازمان، ايجاد هماهنگي براي تعامل هر چه بيشتر بين اين دو شاخص مهم است به همين دليل است که راه حل هاي سيستمي در يک سازمان مختص همان سازمان است و در سازمان هاي ديگر قابل پياده سازي نيست. بر اساس ترکيب نيروي انساني اعم از مديران ارشد، مهندسان، کارکنان عملياتي و غيره همچنين به علت ويژگي هاي فرهنگي و شخصيتي هر يک از اين افراد در يک برآيند کلي، فرهنگ سازماني شکل مي گيرد که شامل نحوه مديريت، درجه رضايت شغلي، نحوه بر خورد با مشتريان و غيره است. به طور کلي سيستم مي تواند به فرهنگ سازماني کمک کند تا رفتارها و برنامه هاي خود را همگام با اتفاق ها و رخدادهاي برون سازماني پيش ببرند. علاوه بر اين در رويکرد درون سازماني به علت تفاوت سطح علمي و فرهنگي تقابل و عدم تعامل بين عناصر سازمان وجود دارد که اين معضل، باعث ايجاد خلل در روند مديريت سازمان مي شود وجود يک سيستم جامع قادر است پيش بيني لازم را براي رفع اين گونه مشکلات بکند.

       2)مديريت

مديريت به فن تلفيق عوامل گوناگون موثر در روند اجرا، برنامه ريزي و نظارت سازمان گفته مي شود. مديران به عنوان افرادي که بالاترين حجم ارتباط و نظارت بر سيستم هاي سازماني را دارند شناخته مي شوند. آنها به دليل قرارگرفتن در جريان تعامل هاي درون سازماني و برون سازماني از جايگاه بالا و با قدرت و دانش بيشتري مي توانند چالش هاي اصلي سازمان را تشخيص دهند و راهبرد هاي لازم را تعيين و پياده سازي کنند.

 در نگرش سيستمي به جايگاه مديريت، برخلاف آنچه در روش هاي سنتي اداره سازمان از مدير انتظار        مي رفت مديران از جايگاه اداره امور سازمان فراتر رفته اند و منابع انساني سازمان به دليل قرار گرفتن در چارچوب هاي نظام مند مي توانند کار خود را به خوبي انجام دهند؛ در اين نگرش مديران با حفظ جايگاه نظارتي بر منابع انساني گره ها و مشکلات موجود را شناسايي کرده و در رفع آن اقدام مي کنند. با توسعه سيستم هاي اطلاعات سازماني، مديريت هويت و جايگاه تازه يي به دست آورده و با فاصله گرفتن از امور روزمره و تکراري سازمان سعي در تمرکز کردن براي خلق فرايندهاي جديد و يا بهينه سازي فرايندهاي موجود با هدف بالا بردن بهره وري سازمان دارد. سيستم ها به مديران اين امکان را مي دهند تا بر کليه روابط و  مراوده هاي کاري سازمان بازنگري دانش مدارانه يي داشته باشند و از اين طريق سازمان را در رسيدن به انديشه هاي جديد, کارايي و اثر بخشي که در نهايت منجر به بهره وري مي شود, ياري رسانند.

از اين رو در عصر حاضر، مديريت با بهره گيري از دانش و اطلاعات حاصل از سيستم هاي اطلاعاتي اشراف دقيق و کاملي بر سازمان پيدا مي کند و با بهره گيري و تلفيق اين دانش و اطلاعات با فناوري هاي نوين بازمهندسي فرايندهاي سازمان را آغاز مي کند.

در ساختار هر سازماني فعاليت هاي مختلفي صورت مي پذيرد و تمام اين فعاليت ها براي حرکت درست و همگام با ساير بخش ها بايد با نظارت مديران باشد. همانگونه که فعاليت هاي مختلفي در يک سازمان تعريف مي شود نقش و حوزه اختيار مديران نيز متنوع و مختلف است. از جمله مي توان به جايگاه مديران ارشد با وظيفه تصميم گيري هاي راهبردي و دراز مدت، مديران مياني با وظيفه اجراي برنامه و اهداف سازمان و مديران عملياتي با وظيفه کنترل و هماهنگ سازي فعاليت هاي روازنه اشاره کرد.

     3)فناوري

پس از بررسي و مطالعه دو شاخص عمده و موثر در طراحي و پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي، يعني اطلاعات و مديريت اکنون شاخص سوم که فناوري و به اصطلاح دانش فني توسعه سيستم هاي اطلاعاتي است مورد بررسي قرار مي گيرد.

فناوري نهادي است متشكل از دانش‌(ها), شيوه‌(ها)، سازمان، ابزار(ها) و مهارت(هاي) انساني خاص كه با تركيبي ويژه فرآورده مورد نظر را توليد مي‌كند. اين شاخص به عنوان ابزار توسعه يک سيستم اطلاعاتي نقش بسيار مهمي در اجرايي شدن و سرعت بخشيدن به روند کار آن خواهد داشت. فناوري هاي مختلفي که در عصر حاضر ظهور کرده اند، به مديران فرصت مي دهند تا تحول هاي چشمگير و زيادي در سازمان خود ايجاد کنند. ابزارهاي فناورانه[4] امروزه به مثابه رگ هايي هستند که ماده حياتي سازمان ها که همان اطلاعات باشند را بين بخش هاي مختلف جا به جا مي کنند. ضمن اينکه بستر لازم و مساعد براي کنترل و همچنين خلق فرصت ها و ايده هاي جديد را فراهم مي آورند. سيستم هاي اطلاعات مديريت در بخش فناوري از ابزارهاي گوناگوني همچون سخت افزارها، نرم افزارها، بانکهاي اطلاعاتي و غيره تشکيل شده است.

سخت افزارهاي تشکيل دهنده يک سيستم اطلاعات سازماني شامل مجموعه اجزاي مادي و فيزيکي است که با استفاده از آنها کارهايي مثل ورود اطلاعات، ذخيره سازي، انتشار اطلاعات و غيره صورت مي گيرد. نرم افزارهاي سيستم اطلاعات سازمان، اجزايي هستند که وظيفه تحليل، ارايه نتايج، کنترل و هماهنگ کردن و ارتباط دادن بخش هاي مختلف يک سيستم را به عهده دارند. بانک هاي اطلاعاتي محل ذخيره اطلاعاتي است که سيستم از بخش ها و قسمت هاي مختلف سازمان جمع آوري مي کند و براي گزارش گيري و استفاده از آنها در موقع لزوم نگهداري مي شود. شبکه هاي ارتباطي در قالب هاي مختلف وظيفه بسيار مهمي در انتقال و اشتراک گذاري اطلاعات دارند و باعث تسهيل در جريان کسب و کار سازمان ها و کارکنان آن   مي شوند.

تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان، تعيين اهداف، مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان، تعيين پيام‌ها، تدوين استراتژي اطلاع‌رساني، مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم، تدوين برنامه مكتوب و زمان‌بندي شده، گام‌هاي اساسي در موفقيت برنامه‌هاي روابط عمومي هستندبلاگر "برنامه‌ريزي روابط عمومي" به نشاني http://shokri.eprsoft.com  در نوشتاري با عنوان "برنامه‌ريزي در يك روابط عمومي كارآمد" به 7 گام اساسي براي موفقيت برنامه‌هاي يك روابط عمومي اشاره كرده است. اين نوشته را در ادامه مي‌خوانيد: برنامه‌هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گام‌ها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گام‌ها به شرح ذيل معرفي ميشوند:

* تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان
اين مرحله، اساسي‌ترين و بديهي‌ترين مرحله در فرآيند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه‌اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه‌ها و روابط‌عمومي سازماني در توسعه ايفا مي‌كنند داشته باشد. لذا در برنامه‌هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارت‌هاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.

* تعيين اهداف روابط عمومي
به چه نتيجه‌اي مي‌خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومي چيست؟ انتخاب با شماست. شما مي‌توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي‌خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارايه كار شما در يك مسووليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد، زيرا بزرگ‌نمايي در اهداف باعث مي‌شود ريشه‌هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.
بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي‌دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق دهد و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه‌هاي گوناگون گام بردارد.

* مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان
سازمان شما علاقمند است پيام‌هاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمان‌هاي مختلف تفاوت مي‌كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه‌اي، دانشگاهيان، انجمن‌هاي صنفي و تشكل‌هاي حرفه‌اي مرتبط با سازمان و رسانه‌هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.

* تعيين پيام‌هاي روابط عمومي
پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيام‌ها در موقعيت‌ها و سازمان‌هاي مختلف با هم تفاوت دارند.

* تدوين استراتژي اطلاع‌رساني
استراتژي‌ها و راهبردها، عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي‌ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آن‌ها كمك مي‌كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي‌رود. به طور خلاصه مي‌توان فهرستي از استراتژي‌هاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:

الف) توسعه‌ي مستمر اطلاعات روابط عمومي
ب) استفاده از طيف گسترده رسانه‌هاي گروهي براي انتقال پيام
ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسووليت پذير در جامعه د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه‌ها
ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از ... (متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)
و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کليدي سازمان

* مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم
براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه‌ي رضايتمندي است؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع گله‌مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه‌ريزي شده بود! دو اشتباه بزرگ كه در برنامه‌ريزي‌هاي روابط عمومي‌ها به چشم مي‌خورد اين است كه نمي‌دانند چگونه مسووليت‌هاي محول شده، برنامه‌ريزي شده است و ديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه‌هاي در اختيار ندارند. مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه‌هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسي، پرس‌و‌جو و تحقيق كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامه‎ريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيت‌ها و امتيازاتي كه مي‌تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد. شما بايد در پي گسترش حرفه‎اي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق مي‎شود كه هيئت مديره و مقامات ارشد سازمان، خود را در قبال روابط‌عمومي متعهد بدانند.

* تدوين برنامه مكتوب و زمان‌بندي شده
يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل مي‎شود. بهترين برنامه‎ها، برنامه‎هاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديت‌ها را نشان مي‎دهند.